Tin tức

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu hiện nay, đặc biệt là trước thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử đang đến gần. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn không biết cần phải chuẩn bị gì để có thể sử dụng hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng và thuận tiện nhất. Chính vì vậy để giúp quý bạn đọc tìm hiểu về hóa đơn điện tử được rõ nhất, trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bước cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử.

Đề có thể sử dụng được hóa đơn điện tử, chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

hóa đơn điện tử

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, đây vừa là cơ hội cho các doanh nghiệp, đồng thời cũng tạo ra những thách thức lớn khi doanh nghiệp muốn tìm kiếm và lựa chọn được nhà cung cấp phần mềm uy tín, chất lượng.

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phải tiến hành thực hiên theo các bước sau:

-Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử: Trước khi tiến hành khởi tạo hóa đơn điện tử thfi doanh nghiệp cần phải tiến hành ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32). Đây là một trong những công việc bắt buộc buộc doanh nghiệp phải thực hiện khi muốn triển khai sử dụng hóa đơn điện tử

– Phát hành hóa đơn điện tử: Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

– Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:

Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.

 Lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ trên phần mềm HTKK mới nhất 

Tra cứu mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ

Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các doanh nghiệp nắm được các bước chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử nhanh chóng, thuận tiện nhất.

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *