Hiện tại hầu hết các doanh nghiệp đều đang triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 và Thông tư 39/2014 về hóa đơn. Tuy nhiên, sắp đến thời hạn các doanh nghiệp phải thực hiện việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới. Việc đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo quy định mới và cách sử dụng hóa đơn điện tử cũng có một số những thay đổi so với quy định cũ trước đây. Cùng điểm lại 03 thay đổi quan trọng trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử ngay trong bài viết dưới đây.
Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy
Theo quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử có thể được in chuyển đổi sang hóa đơn giấy nhằm chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình hoặc phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và theo quy định cũ này thì hóa đơn điện tử chuyển đổi vẫn có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020 các hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy chỉ có tác dụng để ghi sổ, theo dõi các quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Đặc biệt, theo quy định mới thì chứng từ giấy này chỉ có giá trị lưu trữ chứ không có hiệu lực dùng để giao dịch thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.
Thay đổi ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử:
Ký hiệu và đánh số hóa đơn cũng được thay đổi một cách rõ ràng, cụ thể thay đổi về ký hiệu và đánh số hóa đơn điện tử được quy định như sau:
– Ký hiệu mẫu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4 để phản ánh loại hóa đơn.
– Đánh số hóa đơn điện tử: Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999
– Ký hiệu hóa đơn điện tử cũng được thay đổi theo Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để sử dụng hóa đơn điện tử
Lập báo cáo tình hình sử dụng HĐ trên phần mềm HTKK mới nhất
Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế
Theo quy định cũ thì các doanh nghiệp sẽ phải gửi báo cáo về việc truyền hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo định kỳ là 6 tháng một lần. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/11/2020 thì các doanh nghiệp sẽ tiến hành triển khai thực hiện việc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo 02 cách như sau:
Thứ nhất là Gửi Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử theo phụ lục II ban hành theo thông tư 68/2019/TT-BTC để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng.
Thứ hai là Chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn (Xem chi tiết tại điểm b,Khoản 2, Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC).
Như vậy có thể thấy, quy định về hóa đơn điện tử theo quy định mới đã có nhiều điểm khác biệt so với các quy định cũ về hóa đơn điện tử, chi tiết hơn, đơn giản các thủ tục hành chính hơn. Chính vì vậy, các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định, nội dung này để có thể triển khai thực hiện một cách đúng quy định, tránh trường hợp vì không tìm hiểu rõ quy định mà dẫn đến làm sai, trai với quy định hiện hành. Trách nhiệm tìm hiểu những quy định về hóa đơn thuộc về tất cả các thành viên của doanh nghiệp, đặc biệt là các kế toán, những người trực tiếp làm việc, thao tác trên hóa đơn điện tử. Hy vọng những chia sẻ trên đã mang đến những thông tin hữu ích cho bạn đọc.