Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn gọi là hóa đơn đỏ là loại hóa đơn áp dụng đối với các doanh nghiệp kê khai và tính thuế theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT được sử dụng tại đa số các doanh nghiệp tuy nhiên không phải kế toán nào cũng nắm rõ những quy định về loại hóa đơn này. Làm thế nào để tra cứu hóa đơn giá trị gia tăng? Khi hóa đơn giá trị gia tăng viết sai thì cần xử lý như thế nào? Việc hóa đơn GTGT sai sót có ảnh hưởng đến việc kê khai thuế của doanh nghiệp không? Để giúp giải đáp những thắc mắc trên, bài viết sau đây sẽ hướng dẫn kế toán cách giải quyết khi hóa đơn GTGT bị viết sai.
1. Kế toán phát hiện viết sai hóa đơn giá trị gia tăng nhưng chưa gửi cho khách hàng
Đối với trường hợp hóa đơn GTGT viết sai nhưng chưa gửi đến khách hàng thì cần xử lý như sau:
– Gạch chéo tất cả những liên của hóa đơn GTGT viết sai đó.
– Lập lại hóa đơn GTGT khác theo đúng nội dung và quy định để gửi cho khách hàng.
– Đối với hóa đơn viết sai trước đó, kế toán cần lưu lại và kẹp vào trong quyển hóa đơn GTGT.
– Trường hợp này doanh nghiệp không bắt buộc phải làm biên bản thu hồi hóa đơn (tham khảo thêm thông tin tại Khoản 1 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính).
Trong tình huống kế toán viết hóa đơn giá trị gia tăng và phát hiện có sai sót nhưng hóa đơn vẫn chưa bị xé ra khỏi cuống thì chỉ cần gạch chéo hóa đơn, coi như hóa đơn không còn giá trị sử dụng nữa.
2. Hóa đơn GTGT đã được gửi cho khách hàng mới phát hiện có sai sót nhưng cả 2 bên đều chưa kê khai thuế
Trong nhiều trường hợp, hóa đơn GTGT viết sai đã được giao tới bên khách hàng tuy nhiên cả hai bên chưa sử dụng hóa đơn sai sót này để khai thuế thì có thể xử lý theo hướng như sau:
– Thực hiện lập Biên bản thu hồi hóa đơn GTGT viết sai.
– Sau khi đã lập biên bản thu hồi hóa đơn và hóa đơn GTGT viết sai, kế toán cần gạch chéo toàn bộ những liên còn lại của hóa đơn GTGT đó. Những hóa đơn viết sai này phải được lưu lại để phục vụ cho việc tra cứu, giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
– Kế toán lập một hóa đơn GTGT mới gửi đến khách hàng. Hóa đơn mới này phải đảm bảo được viết đúng, chuẩn nội dung và ngày xuất hóa đơn là ngày lập hóa đơn chứ không sử dụng ngày của hóa đơn GTGT cũ trước đó.
– Khi thực hiện kê khai thuế, kế toán sử dụng nội dung trên hóa đơn mới để kê khai còn đối với hóa đơn GTGT đã bị thu hồi thì không sử dụng để kê khai và không sử dụng để hạch toán.
Có phải xuất hóa đơn trong trường hợp đặt cọc tiền mua căn hộ không?
3 thay đổi quan trọng trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
3. Viết sai hóa đơn GTGT và hóa đơn đó đã được sử dụng để kê khai thuế
– Khi phát hiện ra sai sót trên hóa đơn GTGT, kế toán cần lập biên dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa bên bán hàng và bên mua hàng. Trong biên bản chú ý cần phải ghi rõ những sai sót trong hóa đơn.
– Sau đó, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT để điều chỉnh những sai sót trước đó. Hóa đơn trước đó sai ở đâu, kế toán cần điều chỉnh đúng ở đó.
– Khi kê khai thuế, kế toán sẽ sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng mới lập để thực hiện kê khai và dựa trên hóa đơn GTGT đã sửa để điều chỉ doanh số mua bán của cả hai bên.
Để tránh xảy ra những sai lầm không đáng có dẫn đến ảnh hưởng hoạt động của doanh nghiệp, kế toán cần kiểm tra kỹ lại thông tin trên hóa đơn giá trị gia tăng trước khi xuất để gửi cho khách hàng.